【仕事の要領が悪くて辛い】悩みを改善する15のコツと強みを活かす方法
悩む女性

「仕事の要領が悪すぎる!周りからの視線もあって毎日が辛い。。。なんでこんなに要領が悪いんだろう。何か改善策があれば教えてほしい!」

こんな疑問、悩みに答えます。

このブログでは、「仕事の要領の悪さに悩んでいる方」に向けて、以下の内容・目的で記事を書いていきます。

①仕事の要領が悪くなってしまう原因
②要領の悪さの悩みを改善する15のコツ
③性格特性を把握し強みを活かす方法

仕事の要領が悪いのには必ず原因があります。
なぜ要領が悪いのかを考えなくては悩みは解消されません。

そして、改善するだけでなくあなただけの「強み」を活かすのも大切です。

仕事の要領が悪くなってしまう原因からそれに対する改善策と強みを活かす方法まで詳しく解説していきます!

たかひろ@現役経理マンたかひろ@現役経理マン

当ブログ管理人は経理チームに所属しながらRPAやAIの先端技術を駆使して業務改善に取り組む人間です。業務改善から要領の悪かった業務や人の効率化に尽力しています。長年仕事を通して培ってきた改善策をまとめていきます!」

仕事の要領が悪くなってしまう原因

はじめに仕事の要領が悪くなってしまう原因についてまとめていきます。

まず「要領が悪い」の意味を調べてみると

物事の扱い方が下手であるさま。やりかたが悪いさま。うまく処理できないさま。心得がなく、もたついたり失敗したりする様子などを表す表現。「要領」は上手く物事を行う手段や方法などを意味する表現。

つまり、簡単にいうと「手際が悪い」や「気が利かない」など想定以上に時間がかかってしまっている状態を指します。

これらの意味と私自身の経験から、要領が悪い状況を仕事上に置き換えると3つの原因が考えられます。

  • 【原因1】未経験で経験年数が浅い
  • 【原因2】仕事の物量
  • 【原因3】当事者の性格

【原因1】未経験で経験年数が浅い

初めての就職や転職でよく見られる「未経験で経験年数が浅い原因」

誰でも初めてのことには時間がかかります。
難しい、専門的な業務であればあるほど習得するまでに月日がかかります。

簡単な業務でも覚えるまでに時間は必要です。

当ブログ管理人が担う経理も月次を一人で締めるのに1年以上かかります。
一つの事業部の売上締めですら3か月以上は慣れる、覚えるのに時間を要します。

そのため、時間をかけて、経験を積む事で要領の悪さは解消されます。

しかし、なる早で習得したい方も多いかと思います。
早く覚えて、会社に貢献したい、事業部の役に立ちたい。

そんな方に今すぐにでも実践できる改善策をご紹介します!
未経験で経験年数が浅い原因に当てはまる方はコチラから読み進めてください。

関連記事:【体験談】経理未経験の1年目は辛くしんどい【辞めたい毎日への対処法】

【原因2】仕事の物量

頻繁に起こり得るのが「仕事の物量が原因」

・仕事量が多すぎ
・イレギュラー対応が多い
・繁忙期に入りまったく余裕がない
・上司の仕事の割り振りがおかしい

仕事量が多くて、上手く処理できず手際が悪くなってしまう。
どのように進めれば、もっと要領よくこなせるか模索している最中。

上司の仕事の割り振りがおかしいという外的要因も考えられます。
しかし、当事者が進め方を工夫するだけでも要領の悪さは改善されます。

仕事の物量に悩まされている方はコチラをご覧ください。
問題点に対する仕事の進め方や改善策をまとめています。

関連記事:仕事量が多すぎ!おかしい!【不公平さの原因とうつ発症前に対策を】
関連記事:仕事の割り振りがおかしい時の対処法は3つ【不平不満をもらす前に】

【原因3】当事者の性格

全員に当てはまるのが「当事者の性格が原因」

仕事上では様々な感情が錯綜します。
焦り、不安、心配事、思い込み、こだわり、集中と散漫など。

常に平常心で向き合えれば問題ありません。
しかし、人間の感情は移り変わります。

また、仕事に向き合う姿勢も人それぞれ違います。
早く終わらせようと心掛ける人もいれば意識の低い人もいる。

これらの性格特性をコントロールできないと仕事上で支障をきたす結果となります。

・ミスが減らない
・同じミスを何度もする
・提出までに時間がかかる
・覚えが悪く一向に慣れない
・人からの頼まれごとが多い
・期日ギリギリにならないと終わらない

つまり、自分自身の性格特性を把握し業務に向き合う必要があります。

要領の悪さは性格に原因があると考える方はコチラをご覧ください。
さらに、強みを活かして業務に取り組みたい方はコチラをご覧ください。

改善策と強みを活かす方法をそれぞれ解説しています。
性格特性に最も信憑性のある「ビッグ・ファイブ」に関して以下関連記事から確認する事が出来ます。

関連記事:社会不適合者に向いてる仕事9選【特徴と就職や転職で環境も変わる】

要領の悪さの悩みを改善する15のコツ

要領の悪さには3つの原因があることをまとめてきました。
ここからは、3つの原因に対する要領の悪さの悩みを改善する15のコツを解説していきます。

今日から実践できる改善策もまとめています。
ぜひ、日々の日常業務に意識的に取り入れてみて下さい。

【改善のコツ1】未経験で経験年数が浅い

まず未経験で経験年数が浅い原因に対する改善策です。

改善策は、以下5つになります。

  • ①業務マニュアルの作成
  • ②先輩の真似をする
  • ③必ずメモを取る
  • ④予習・復習を繰り返す
  • ⑤マルチタスクをしない

①業務マニュアルの作成

自分に合わせた「業務マニュアルの作成」

既存マニュアルは当然あると思います。
しかし、内容が質素で重点的に書かれていないケースが相応にあります。

なので、自分に合わせた自分だけの業務マニュアル(手順書)を作成しましょう。

作成のポイントは、
・分かりづらい作業
・ミスを連発する手順

失敗しやすいポイントを重点的にまとめます。
例えば、エクセルで図式化し視覚的に分かり易くまとめるなど。

テキストベースだけでなく図を多用する事で「作業手順の忘れ防止」にもなります。

②先輩の真似をする

作業の答えを知りたければ「先輩の真似をする」

未経験なので全ての作業が初めて。
何をすればいいのか、ゴールも分からず手探り状態です。

そんな時の救世主が「先輩」
特に、引き継いだ先輩の手順を事細かく観察しましょう。

慣れれば誰でも要領よく進められます。
先輩の慣れた手つきを観察し、自分事として置き換えれば成長は早まります。

要領の悪さから抜け出せない原因の一つに先輩の真似をしないで「我流」にこだわる事が考えられます。

③必ずメモを取る

どんな業務でも「必ずメモを取る」

「忘却曲線」という言葉もある通り、人間の記憶は時間とともに失われます。

必ずメモを取らなければ忘れます。
覚えるという行為は仕事上では非効率です。

また、メモを取る行為は相手へ好印象を与える効果もあります。
必死に覚えようとする姿勢に好感を抱き、教える側も気持ちよくなれます。

関連記事:仕事を辞めたいほど楽しくない理由とは【環境を変える方法は転職一択】

④復習・予習を繰り返す

メモを取った事や覚えた事は「復習・予習を繰り返す」

メモを取るだけでは記憶の定着は不十分です。
メモ内容を今一度振り返り、復習し学習します。

そして、予習して業務に取り掛かれば理解は深まり、業務内容をスムーズに覚えられます。

メモを取って復習する。
そして、予習して業務に取り掛かる。

これらの一連の作業はワンセットと考えて取り組むのが改善のコツです。

関連記事:【体験談】仕事・会社が暇すぎて辛いと感じる原因と5つの問題解決行動

⑤マルチタスクをしない

複数業務を同時並行で進める「マルチタスク」
意外かもしれませんが、マルチタスクはかえって要領を悪くします。

慣れない内からマルチタスクは避けましょう。
なぜなら、「二兎を追う者は一兎をも得ず」の言葉の通り、注意が散漫となり、完成度も低くなるからです。

結果、どれも中途半端に終わり、最初からやり直し。
要領の悪さに拍車をかける結果となってしまいます。

また、科学的にもマルチタスクは害として証明されています。
マルチタスクによりどれくらいミスや作業時間の増加など業務効率が悪化してしまうかというと、

・生産性が40%下がる
・作業時間が1.5倍も増える
・ミスも1.5倍に増える

まずは、目の前の業務一つに集中し完遂させましょう。
マルチタスクを正義を勘違いしている方は改善しましょう。

慌てる必要はありません。
着実に覚えて、実行し、慣らして、業務を増やしていく。

マルチタスクが作業に与える影響についてメンタリストDaiGoさんが以下YouTube動画で解説されています。

【改善のコツ2】仕事の物量

次に仕事の物量が原因に対する改善策です。

改善策は、以下5つになります。

  • ⑥業務の棚卸と作業目的の明確化
  • ⑦やらないことリストの作成
  • ⑧業務の優先順位を付ける
  • ⑨タスクスケジュールの明確化
  • ⑩仕事を断る勇気を持つ

⑥業務の棚卸と作業目的の明確化

まずは「業務の棚卸と作業目的の明確化」

今現在抱える業務の全体像を掴む。
そして、与えられた仕事の最終ゴールは何なのか?目的を見極めて「手戻り」を防ぐことで業務量は劇的に減らせます。

やり方は、まずエクセルを使って業務のリストアップ。
抽出した業務を項目毎(大・中・小)にカテゴライズしていきます。

例えば、経理業務で言えば。
項目は「日次」「月次」「四半期」「その他業務」などと分けれます。

これらの項目が「大項目」
大項目の下に中項目として「日次なら仕訳や事業部単位の仕事」をリストアップします。

このようにツリー上にぶら下げて全体像を掴みます。

全体像を掴んだら最終ゴールを見極めます。
業務量が増えてしまう原因には単純な物量の問題もあります。

しかし、それ以上に問題は依頼主の求めるアウトプット通りにできず何度もやり直す「手戻り」も問題となります。

この問題を解決する方法が「作業目的を明確化すること」
つまり、依頼主と密にコミュニケーションを取りお互いに最終ゴールの認識合わせを済ませてから作業に着手する方法です。

この方法により手戻りは減り、業務量も激的に減らすことができます。

手戻りを減らす具体的な方法は「アウトラインの作成」
詳しくは株式会社divのCEOを務める真子就有氏(通称マコなり社長)が以下YouTube動画で解説されてます。

⑦やらないことリストの作成

⑥の業務リストから「やらないことリストの作成」

「TODOリスト」は聞いた事あるかと思います。
しかし、ここでの取り組みは「やらなくてもいいことしてしまっている業務のリストアップ」です。

リストアップしてみると意外にも無駄が見えてきます。
自身がやらなくていいのに肩代わりしている、本来は他部署の仕事、など。

さらに、保険のためにあえて行っている業務も見えてきます。
そのような“余計な”業務をやらないことリストに挙げていきましょう。

劇的に業務量が減ります。

この方法はGoogleでも推奨される仕事術の一つです。
「中田敦彦のYouTube大学」で詳しく解説されていますので、気になる方は以下YouTube動画もご覧ください。

⑧業務の優先順位を付ける

1日の始まりに必ず「業務の優先順位を付ける」

付けるコツは「業務の依頼主が誰か」で決めます。
つまり、優先順位の付け方は以下のようになります。

高:外部からの依頼
中:社内の別部署からの依頼
低:自分自身で行う業務

「外部からの依頼」を最優先事項として取り組みましょう。

なぜなら、外部からの依頼のみあなた自身でコントロールできないから。

例えば、社内の依頼であれば同じオフィス内で簡単に会いにも行けて報連相もスムーズです。
しかし、外部とのやり取りは、相手のスケジュールに合わせる必要があるため、最も自由度がきかなくなります。

そして、自分自身の業務はあなたがコントロールできるため、優先順位は最後になります。

⑨タスクスケジュールの明確化

何時間で終わらせるかの「タスクスケジュールの明確化」

1日のタスクスケジュールを「分単位」で管理。

立てたスケジュール通りに終わればグッド。
しかし、想定以上の時間がかかってしまった場合、原因追究するのが重要です。

なぜ、時間通りに終わらなかったのか?
想定以上に時間がかかった業務な何だったのか?

振返って、原因を突き止める事で改善策を打てます。
改善策とは、業務効率化に繋がる次回以降の行動です。

いわゆる「PDCAサイクル」を自身の業務のみで行うという事です。

「仮説⇒行動⇒振返⇒改善」を繰り返せば業務の質は上がり、要領よく進める事が可能です。

関連記事:【これで解決】仕事が終わらない!泣きそうで不安が募り辞めたい時の対処法

⑩仕事を断る勇気を持つ

他者からの依頼に対して「仕事を断る勇気を持つ」

仕事には、引き受けなくてよい業務もあります。

仕事内容は部署単位に管轄が決められています。
この予め決める規程を「業務分掌」と呼びます。

決めておかなければ仕事の割り振りはカオスですね。
しかし、決められているにも拘らず、業務を依頼してくる不届き者がいます。

特に、ベンチャー企業ではあるあるな話。
そのため、業務分掌を把握し、引き受けなくてもよい業務は断る勇気を持つ事も大事です。

結果、仕事量は減って、要領よく進めることが出来ます。

関連記事:業務量は増えても給料が上がらない不思議【原因と根本的な解決行動】

【改善のコツ3】当事者の性格

そして当事者の性格が原因に対する改善策です。

改善策は、以下5つになります。

  • ⑪完璧を求めない
  • ⑫期日管理の徹底
  • ⑬報連相の徹底
  • ⑭90分毎に仕事内容を変える
  • ⑮人を頼る・依頼する

⑪完璧を求めない

仕事の完成度において「完璧を求めない」

新人によく見られる間違いです。
仕事は「100%」完成しなければ提出できないという勘違い。

しかし、本来は「60%」程度で一度提出しましょう。
なぜなら、仕事の完成度において修正は不可避だからです。

依頼主とコミュニケーション(報連相)と軌道修正を経て遂行するのが仕事です。

⑫期日管理の徹底

「いつまでに」の「期日管理の徹底」

いつまでに完成させるべきか。
⑪で完ぺきは求めないと解説しましたが、期日を守らないのはビジネスマンとして失格です。

期日を確実に把握し、スケジュール管理から業務に取り掛かりましょう。
いつまでにやればいいのか分からないから仕事もだらだらしがちになるのです。

関連記事:仕事が終わらないのに帰るのはNG?【新人でも実践可の残業できない時の対処法】

⑬報連相の徹底

上司やチーム、外部との「報連相の徹底」

報連相は仕事の基本で、特に重要なのは「相談」

「報告」から伝える新人は多いです。
しかし、これも間違いでまずは依頼主や上司に「相談」しましょう。

報告はすでに完了してから行う行為。
相談は成果物のすり合わせ(認識合わせ)が目的です。

相談する事で成果物の完成度も仕事の質も格段に上がります。
さらに、手戻りも少なくなるため、結果的に業務時間も短縮できます。

ただ、報連相などのコミュニケーションは相手の時間を奪うのではないか?と勘違いする方もいます。

ですが、コミュニケーションを取らない代償の方が大きいです。
先にも述べた通り、手戻りによって一から作業のやり直しか入るかもしれません。

結果的に迷惑を被るのは依頼主や上司。
そして、当事者も作業時間が奪われ、業務が終わらないどころか増える一方に陥ってしまいます。

報連相ならびにコミュニケーションは徹底的に行いましょう。

関連記事:【上司が合わないから転職?】辞める前の対処法と退職決意の判断基準は1つ

⑭90分毎に仕事内容を変える

同じ仕事を連続して取り組むのでなく「90分毎に仕事内容を変える」

人間の集中力は90分が限界とされています。
大学の講義でも90分、小学校は90分の半分の45分が授業時間に設定されています。

仕事でもパフォーマンスを最大化できる時間管理が大切です。
集中が途切れたな?と感じたら無理せず休憩を挟んで気分転換を行いましょう。

参照:人間の集中力は90分が限界 長時間労働でも疲れないための休憩術

⑮人を頼る・依頼する

プライドを捨てて「人を頼る・依頼する」

人に依頼できないのはプライドが邪魔しています。
プライドは、仕事をチームで完遂させる上では不要の感情。

一人より二人、二人より三人。
チームで行った方が、成果物の質もリードタイムも向上します。

人を頼って、依頼できるビジネスマンが“できる”ビジネスマンです。

関連記事:経理は人間関係の良好さで仕事の質が決まる【理由と3つの築く方法】

性格特性を把握し強みを活かす方法

仕事の要領が悪くなる原因に対する改善策をまとめてきました。
ここまでの話は、主に当事者の弱みやネガティブな原因を取り上げています。

しかし、誰にでも「強み」はあります。
弱みを改善するのも大切ですが、強みを伸ばして業務に活かすという発想も仕事上では重要になってきます。

つまり、強みを活かすためにもあなた自身の性格特性を把握する必要があります。

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まとめ:原因把握から適切な改善のコツを講じるのが大切

仕事の要領が悪くて辛い悩みを改善するコツと強みを活かす方法をまとめてきました。

改めて、原因と改善のコツをまとめると

【原因1】未経験で経験年数が浅い
【原因2】仕事の物量
【原因3】当事者の性格
【改善のコツ】
①業務マニュアルの作成
②先輩の真似をする
③必ずメモを取る
④予習・復習を繰り返す
⑤マルチタスクをしない
⑥業務の棚卸と作業目的の明確化
⑦やらないことリストの作成
⑧業務の優先順位を付ける
⑨タスクスケジュールの明確化
⑩仕事を断る勇気を持つ
⑪完璧を求めない
⑫期日管理の徹底
⑬報連相の徹底
⑭90分毎に仕事内容を変える
⑮人を頼る・依頼する

誰でも要領が悪いと感じる瞬間はあります。
要領が良い人は、原因に対する改善を講じているから要領が良くなるだけの話です。

さらに、弱みばかりに注目するのでなく強みにもフォーカスしましょう。

強みを伸ばせば弱みをカバーできます。
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